SKR03 oder SKR04: Welcher Kontenrahmen passt zu Ihrem Unternehmen?

Wer in Deutschland eine doppelte Buchführung startet, steht früh vor einer unscheinbaren Frage mit langer Wirkung: SKR03 oder SKR04? Beide Kontenrahmen stammen von DATEV, beide sind weit verbreitet, und beide führen am Ende zur selben Bilanz und zur selben Steuer. Trotzdem sollten Sie die Wahl bewusst treffen, denn sie begleitet Ihr Unternehmen in der Regel viele Jahre.

Dieser Leitfaden erklärt in Alltagssprache, was ein Kontenrahmen überhaupt ist, worin sich SKR03 und SKR04 unterscheiden und für wen welcher üblich ist. Außerdem erfahren Sie, warum ein späterer Wechsel deutlich mehr Arbeit macht, als viele erwarten. Am Ende finden Sie eine kurze Entscheidungshilfe.

Was ist ein Kontenrahmen?

Doppelte Buchführung bedeutet: Jeder Vorgang wird auf zwei Konten erfasst. Dabei landet jeder Geschäftsvorfall auf einem passenden Konto, etwa der Wareneinkauf, die Büromiete oder die Ausgangsrechnung an Ihren Kunden. Damit nicht jedes Unternehmen ein eigenes Nummernsystem erfindet, gibt es Kontenrahmen. Ein Kontenrahmen ist ein standardisiertes Verzeichnis, in dem jedes Konto eine feste Nummer und einen festen Platz hat.

Stellen Sie sich ein sehr gut sortiertes Adressbuch vor: Jeder Eintrag steht an einer festen Stelle, und wer das System kennt, findet jeden Kontakt sofort. Genauso funktioniert ein Kontenrahmen. Ihre Steuerkanzlei, eine neue Buchhaltungskraft oder das Finanzamt bei einer Prüfung erkennt an der Kontonummer auf einen Blick, was dort gebucht wurde.

SKR steht für Standardkontenrahmen. Die beiden verbreitetsten, SKR03 und SKR04, werden von der DATEV gepflegt, dem IT-Dienstleister der steuerberatenden Berufe, und regelmäßig an Gesetzesänderungen angepasst. Aus dem Kontenrahmen leiten Sie Ihren Kontenplan ab: die Auswahl der Konten, die Ihr Unternehmen tatsächlich braucht. In der Praxis sind das oft nur wenige Dutzend von mehreren Tausend möglichen Konten.

SKR03: sortiert nach dem Betriebsablauf

Der SKR03 folgt dem Prozessgliederungsprinzip. Das bedeutet: Die Konten sind so angeordnet, wie eine Leistung durch Ihr Unternehmen läuft. Erst kommt die Beschaffung, dann die Erstellung der Leistung, am Ende der Verkauf. Der Wareneingang steht zum Beispiel in Kontenklasse 3, laufende Betriebsausgaben wie Miete oder Werbung stehen in Klasse 4, die Erlöse in Klasse 8.

Der SKR03 ist der ältere und traditionsreichere der beiden Kontenrahmen. Viele Steuerkanzleien und viele bestehende kleine und mittlere Unternehmen arbeiten seit Jahrzehnten damit. Wenn Sie eine laufende Buchhaltung übernehmen, etwa bei einer Betriebsübernahme, treffen Sie deshalb häufig auf den SKR03.

SKR04: sortiert wie der Jahresabschluss

Der SKR04 folgt dem Abschlussgliederungsprinzip. Seine Reihenfolge orientiert sich an der Bilanz, also der Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden nach § 266 HGB. Außerdem folgt er der Gewinn- und Verlustrechnung (kurz GuV), also der Aufstellung von Erträgen und Aufwendungen nach § 275 HGB. Vorne stehen die Bilanzkonten, dahinter die Erfolgskonten, in derselben Reihenfolge wie im fertigen Jahresabschluss.

Der praktische Vorteil: Wer den Aufbau einer Bilanz kennt, findet sich im SKR04 schnell zurecht. Zahlen aus der laufenden Buchhaltung lassen sich leichter auf den Abschluss überleiten, weil die Sortierung schon passt. Deshalb wird der SKR04 oft für Unternehmen empfohlen, die bilanzieren, also einen Jahresabschluss mit Bilanz und GuV aufstellen.

Für wen ist welcher Kontenrahmen üblich?

Zuerst die Entwarnung: Fachlich sind beide Kontenrahmen gleichwertig. Kein Gesetz schreibt Ihnen einen bestimmten Kontenrahmen vor. Das Handelsrecht verlangt eine ordnungsmäßige Buchführung, nicht ein bestimmtes Nummernsystem. Mit SKR03 und SKR04 kommen Sie zum selben Ergebnis.

In der Praxis haben sich aber Gewohnheiten gebildet. Der SKR03 ist verbreitet bei bestehenden Einzelunternehmen, Handwerks- und Handelsbetrieben und bei Kanzleien mit langer SKR03-Tradition. Der SKR04 ist häufig die Wahl bei Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG und bei Neugründungen, weil seine Nähe zum Jahresabschluss die Arbeit am Abschluss erleichtert.

Die wichtigste Stimme bei dieser Entscheidung ist Ihre Steuerberatung. Die Kanzlei arbeitet Monat für Monat mit Ihren Daten, erstellt Ihren Abschluss und kennt ihre eigenen Abläufe am besten. Wenn Sie den Kontenrahmen wählen, mit dem Ihre Kanzlei ohnehin arbeitet, sparen Sie sich Abstimmungsaufwand und Übertragungsfehler. Klären Sie die Frage deshalb vor der ersten Buchung.

Warum ein späterer Wechsel aufwendig ist

Ein Wechsel von SKR03 zu SKR04 oder umgekehrt ist möglich, aber kein Knopfdruck. Sinnvoll ist er praktisch nur zum Beginn eines neuen Wirtschaftsjahres, also des Zeitraums, für den Sie Ihren Abschluss erstellen. Mitten im Jahr zu wechseln würde die laufenden Auswertungen zerreißen.

Beim Wechsel fällt typischerweise diese Arbeit an:

• Jedes bebuchte Konto muss dem neuen Kontenrahmen zugeordnet werden. Dafür braucht es eine dokumentierte Zuordnungstabelle, denn dieselbe Nummer kann im anderen Kontenrahmen etwas völlig anderes bedeuten.
• Die Eröffnungsbestände des neuen Jahres müssen auf die neuen Konten übertragen und abgestimmt werden, inklusive offener Posten und Anlagenbuchhaltung.
• Vorjahresvergleiche und die BWA, die betriebswirtschaftliche Auswertung als monatliche Kurzübersicht Ihrer Zahlen, sind für ein bis zwei Jahre schwerer lesbar.
• Schnittstellen, Auswertungen und Exporte, etwa für die Übergabe an die Steuerkanzlei, müssen geprüft und angepasst werden.

Entscheidungshilfe in fünf Fragen

Wenn Sie unsicher sind, gehen Sie diese Fragen der Reihe nach durch. Meist ist die Antwort dann schnell klar.

• Hat Ihre Steuerkanzlei eine klare Präferenz? Dann nehmen Sie diesen Kontenrahmen. Dieses Argument schlägt fast alle anderen.
• Übernehmen Sie eine bestehende Buchhaltung? Bleiben Sie beim bisherigen Kontenrahmen und ersparen Sie sich den Umstellungsaufwand.
• Gründen Sie neu als GmbH oder UG und stellen einen Jahresabschluss mit Bilanz auf? Dann liegt der SKR04 nahe, weil er dem Abschluss folgt.
• Kommen Sie aus einem Umfeld mit gewachsener SKR03-Praxis, etwa Handel oder Handwerk? Der SKR03 ist dort weiterhin verbreitet und eine völlig solide Wahl.
• Immer noch unsicher? Entscheiden Sie im Gespräch mit Ihrer Steuerberatung, nicht allein.