E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland: Fristen, Formate und nächste Schritte

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungs-Pflicht für Geschäfte zwischen Unternehmen. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das die neuen Regeln in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) verankert hat. Die Pflicht kommt in Stufen: Ein Teil gilt schon heute, weitere Stufen folgen 2027 und 2028.

Dieser Leitfaden erklärt in Alltagssprache, was eine E-Rechnung ist, wer betroffen ist und welche Fristen gelten. Am Ende wissen Sie, welche Schritte für Ihr Unternehmen anstehen. Alle Angaben beziehen sich auf den Stand Juli 2026.

Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat. Strukturiert heißt: Die Rechnungsdaten liegen als maschinenlesbarer Datensatz vor, in der Praxis als XML-Datei. XML ist ein Textformat, in dem jede Angabe ein festes Feld hat. Eine Software kann Betrag, Steuersatz und Rechnungsnummer direkt auslesen. Niemand muss Zahlen abtippen.

Wichtig: Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Ein eingescanntes Papier ebenfalls nicht. Beide gelten seit 2025 nur noch als sogenannte sonstige Rechnung. Der Grund: Ein PDF ist ein Abbild der Rechnung für das menschliche Auge. Die Daten dahinter sind für Programme nicht zuverlässig lesbar.

Der Maßstab für E-Rechnungen ist die europäische Norm EN 16931. Sie legt fest, welche Angaben eine E-Rechnung enthält und wie die Daten aufgebaut sein müssen. In Deutschland erfüllen vor allem zwei Formate diese Norm: XRechnung und ZUGFeRD. Beide stellt dieser Leitfaden weiter unten vor.

Wer ist betroffen, wer nicht?

Die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze. B2B bedeutet: ein Geschäft zwischen zwei Unternehmen. Inländisch bedeutet: Beide Unternehmen sind in Deutschland ansässig. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen. Dort bleibt alles beim Alten.

Vom Ausstellen einer E-Rechnung sind einige Fälle ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind durch das Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft vom Ausstellen befreit. Sie dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben.

Eine Pflicht trifft aber ausnahmslos alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer und Ein-Personen-Betriebe: die Empfangspflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen annehmen können. Nach den Antworten des Bundesfinanzministeriums reicht dafür ein E-Mail-Postfach aus. Ablehnen dürfen Sie eine E-Rechnung von einem inländischen Geschäftspartner nicht.

Die Fristen im Überblick

Der Gesetzgeber hat für das Ausstellen Übergangsfristen eingeräumt. Maßgeblich ist dabei der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr. Auf den Umsatz des Empfängers oder die Höhe der einzelnen Rechnung kommt es nicht an.

Wer als verpflichtetes Unternehmen keine E-Rechnung ausstellt, erfüllt seine umsatzsteuerlichen Pflichten nicht. Für den Empfänger kann dann der Vorsteuerabzug zum Problem werden, also die Erstattung der gezahlten Umsatzsteuer durch das Finanzamt. Es lohnt sich deshalb für beide Seiten, die Umstellung nicht aufzuschieben.

XRechnung und ZUGFeRD: die beiden Formate

Die XRechnung ist ein reines XML-Format und der Standard der deutschen Verwaltung. Gepflegt wird sie von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Wenn Sie Rechnungen an Behörden stellen, ist die XRechnung vielerorts schon seit Ende 2020 vorgeschrieben. Dafür brauchen Sie in der Regel eine Leitweg-ID, eine Art Adresskennung der jeweiligen Behörde, die auf der Rechnung anzugeben ist.

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF-Datei zum Lesen, in die dieselben Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Der Vorteil: Ihr Kunde sieht die gewohnte Rechnung, seine Software liest die strukturierten Daten. Als E-Rechnung anerkannt ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Achtung bei den sogenannten Profilen, also den Ausbaustufen des Formats: Die kleinsten Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht.

Beide Formate beruhen auf der Norm EN 16931 und sind für inländische B2B-Rechnungen gleichwertig. Im Geschäftsalltag ist ZUGFeRD oft angenehm, weil das lesbare PDF erhalten bleibt. Behörden verlangen dagegen meist die XRechnung. Gute Software erzeugt beides aus denselben Rechnungsdaten.

Konkrete Schritte für kleine Unternehmen

Sie brauchen kein Projektteam für die Umstellung. Die folgenden Schritte lassen sich nacheinander abarbeiten und schaffen eine solide Grundlage.

• Empfang sicherstellen: Legen Sie ein E-Mail-Postfach für eingehende Rechnungen fest und teilen Sie es Ihren Lieferanten mit.
• E-Rechnungen lesbar machen: Nutzen Sie eine Software, die XML-Rechnungen anzeigen und auslesen kann. Das reine XML ist ohne Hilfsmittel schwer zu lesen.
• Archivierung klären: Der strukturierte Teil der E-Rechnung, also die XML-Datei, ist das Original. Er muss 8 Jahre unverändert aufbewahrt werden (§ 14b UStG). Ein Ausdruck auf Papier genügt nicht.
• Eigene Rechnungsstellung planen: Prüfen Sie, ab wann Sie ausstellen müssen. Lag Ihr Umsatz 2026 über 800.000 Euro, gilt die Pflicht ab 2027, sonst ab 2028. Wählen Sie rechtzeitig eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD erzeugt.
• Stammdaten pflegen: Hinterlegen Sie Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) sowie die USt-IdNr. und gegebenenfalls die Leitweg-ID Ihrer Kunden.
• Steuerberater und Kunden einbinden: Klären Sie, welches Format Ihre größten Kunden bevorzugen und wie Belege an die Steuerkanzlei übergeben werden.