Datenschutzerklärung der Nimovis-Plattform

Fassung vom 26.08.2026

## Datenschutzerklärung für die Nimovis-Plattform

Diese Erklärung gilt für die Nimovis-Plattform: den Nimovis Hub (hub.nimovis.com), die Nimovis-Anmeldung (id.nimovis.com), Nimovis PDF (pdf.nimovis.com) und die Nimovis Buchhaltung. Für die Unternehmenswebsite nimovis.com gilt eine eigene Erklärung.

1 Verantwortlicher

Nimovis UG (haftungsbeschränkt) i. G.
vertreten durch den Geschäftsführer Niclas Mohr
Höperfeld 12, 21033 Hamburg
E-Mail: kontakt@nimovis.com

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt. Wir sind dazu nicht verpflichtet: § 38 BDSG verlangt das erst, wenn in der Regel mindestens zwanzig Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung befasst sind.

2 Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Haben Sie in eine Verarbeitung eingewilligt, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Vieles davon können Sie unmittelbar in der Anwendung ausüben, ohne uns zu schreiben: Im Hub unter Konto → Datenschutz stoßen Sie einen vollständigen Datenexport an, ändern die Sichtbarkeit Ihres Profils und löschen Ihr Konto. Unter Konto → Sicherheit sehen und beenden Sie angemeldete Geräte.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Str. 22, 7. OG, 20459 Hamburg, mailbox@datenschutz.hamburg.de.

3 Was wir verarbeiten, wozu und wie lange

3.1 Konto und Anmeldung

Daten	Zweck	Rechtsgrundlage	Dauer
E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname	Anlage und Führung des Kontos, Anmeldung, Ansprache	Art. 6 Abs. 1 lit. b	bis zur Löschung des Kontos
Passwort (nur als Hashwert)	Anmeldung	Art. 6 Abs. 1 lit. b	wie vor
Nimovis-ID (selbstgewählte Kennung)	eindeutige Adressierbarkeit	Art. 6 Abs. 1 lit. b	wie vor
Bestätigungs-Kennzeichen der E-Mail-Adresse	Bestätigung der Adresse	Art. 6 Abs. 1 lit. b	24 Stunden ab Anforderung
Rücksetz-Kennzeichen für das Passwort	Passwort zurücksetzen	Art. 6 Abs. 1 lit. b	2 Stunden ab Anforderung
Fehlversuche und Sperrzeitpunkt	Schutz vor dem Durchprobieren von Passwörtern	Art. 6 Abs. 1 lit. f	bis zum Ablauf der Sperre
Zwei-Faktor-Verfahren, Wiederherstellungscodes, Passkeys	Absicherung des Zugangs	Art. 6 Abs. 1 lit. b und f	bis zur Abschaltung durch Sie
Sprache, Zeitzone	Darstellung	Art. 6 Abs. 1 lit. b	bis zur Löschung
Freiwillige Profilangaben: Anrede, Titel, Anzeigename, Geburtsdatum, Unternehmen, Kurzbeschreibung	Darstellung Ihres Kontos	Art. 6 Abs. 1 lit. b	bis Sie sie löschen
Weitere Kontaktpunkte: zusätzliche E-Mail-Adressen und Telefonnummern mit Kategorie	Erreichbarkeit nach Ihrer Wahl, Rechnungsversand an eine eigene Adresse	Art. 6 Abs. 1 lit. b	bis Sie sie löschen

Das Geburtsdatum sehen nur Sie selbst; es wird niemandem angezeigt und dient keiner Altersprüfung.

Unser berechtigtes Interesse an der Sperre nach mehreren Fehlversuchen ist die Sicherheit Ihres Kontos.

3.2 Sitzungen und Geräte

Zu jeder Anmeldung speichern wir Gerätebezeichnung, Browserkennung und IP-Adresse sowie den Zeitpunkt der letzten Aktivität. Sie sehen diese Sitzungen im Hub und können einzelne beenden. Zweck ist die Sicherheit Ihres Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. f). Eine Sitzung verschwindet, wenn Sie sie beenden, spätestens mit der Löschung des Kontos.

Meldet sich Ihr Konto von einem unbekannten Gerät an, benachrichtigen wir Sie per E-Mail. Diese Nachricht können Sie nicht abbestellen; sie schützt Ihr Konto.

3.3 Kontoaktivität

Sicherheitsrelevante Vorgänge (Anmeldung, Passwortänderung, Zwei-Faktor, Abo-Ereignisse) protokollieren wir mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung. Sie sehen dieses Protokoll in Ihrem Konto. Zweck ist die Nachvollziehbarkeit für Sie und für uns (Art. 6 Abs. 1 lit. f).

Diese Einträge löschen wir nach 180 Tagen automatisch. Ausgenommen sind Nachweise, die wir länger führen müssen: erteilte und widerrufene Einwilligungen und die Bestätigung des Aufbewahrungshinweises (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) sowie Vorgänge, die wir aus steuerlichen oder betrieblichen Gründen dokumentieren müssen. Diese Einträge entfallen mit der Löschung Ihres Kontos, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

3.4 Ihre Inhalte

Was Sie hochladen oder in der Anwendung erzeugen, also Dokumente, Ordner, Dateinamen und bearbeitete PDF-Dateien, verarbeiten wir ausschließlich, um Ihnen die vereinbarte Leistung zu erbringen (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Wir sehen Ihre Inhalte nicht an, werten sie nicht aus und geben sie nicht weiter.

Eine gelöschte Datei liegt 30 Tage im Papierkorb und lässt sich in dieser Zeit zurückholen. Bis zum Ablauf der 30 Tage bleibt sie für Sie lesbar und herunterladbar. Soll sie sofort verschwinden, leeren Sie den Papierkorb oder entfernen Sie den Eintrag dort endgültig. Danach löschen wir sie samt der gespeicherten Bytes.
Speichern Sie eine Datei erneut, tritt die neue Fassung an die Stelle der bisherigen. In Bereichen ohne Fassungsverlauf entfernen wir die überholte Fassung dabei unmittelbar; sie wandert nicht in den Papierkorb. Einen Fassungsverlauf führen wir nur dort, wo ein Produkt ihn aus rechtlichen Gründen führen muss.
Eine Bearbeitungssitzung in Nimovis PDF ist ein flüchtiger Arbeitsstand. Sie verfällt 24 Stunden nach der letzten Aktivität von selbst. Solange sie läuft, bewahren wir neben dem aktuellen Stand auch die hochgeladene Ausgangsdatei und jeden Zwischenstand auf, damit Sie Schritte rückgängig machen können. Das gilt auch für das Schwärzen: Bis die Sitzung verfällt oder Sie sie schließen, liegt der Stand vor dem Schwärzen noch bei uns. Schließen Sie die Sitzung, wenn Sie das nicht möchten; dann verschwinden alle Stände sofort.
Eine passwortgeschützte PDF-Datei wird zum Bearbeiten entsperrt und in entsperrtem Zustand gespeichert. Das Passwort selbst speichern wir nicht.
Damit die Ablage Ihnen zuletzt verwendete Dateien und Ihre Favoriten anzeigen kann, merken wir uns je Datei den Zeitpunkt Ihres letzten Zugriffs und Ihre Markierung. Einen Zugriffsverlauf führen wir nicht.

Ihre Inhalte gehören Ihnen. Wir löschen sie nur, wenn Sie es veranlassen: Das Ende eines Pakets, ein Wechsel in eine kleinere Stufe oder eine erschöpfte Speichergrenze führen nie zur Löschung.

Wichtig zur Aufbewahrung: Wir sind ein Werkzeug und kein Archiv. Wenn Sie
gesetzliche Aufbewahrungspflichten haben, etwa nach § 147 AO oder § 257 HGB,
bleiben diese bei Ihnen. Halten Sie solche Unterlagen bitte zusätzlich in
Ihrem eigenen Bereich vor; die Ausfuhrwege dafür beschreibt § 13a unserer
Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

3.5 Abrechnung

Daten	Zweck	Rechtsgrundlage	Dauer
Rechnungsanschrift, Firma und USt-IdNr., soweit angegeben	Rechnungsstellung	Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c	siehe unten
Abonnement, Paket, Preis, Laufzeit	Vertragsdurchführung	Art. 6 Abs. 1 lit. b	wie vor
Rechnungen	Rechnungsstellung, steuerliche Aufbewahrung	Art. 6 Abs. 1 lit. c	gesetzliche Frist (§ 14b UStG, § 147 AO)
Zahlungsmittel-Kennzeichen	Einzug der Entgelte	Art. 6 Abs. 1 lit. b	bis zur Entfernung durch Sie
Ihre Erklärung beim Abschluss: Zeitpunkt, Kundenart (privat oder geschäftlich), Firmenname bei geschäftlicher Bestellung, zugestimmte Fassungen der AGB und der Widerrufsangaben sowie bei privater Bestellung Ihre vier Erklärungen (Verlangen des sofortigen Leistungsbeginns, Kenntnis der Wertersatzfolge, Bestätigung der Verfügbarkeitsabweichung, Bestätigung der Volljährigkeit)	Nachweis des Vertragsschlusses	Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f	bis zum Ablauf der Verjährungsfristen
Zahl der genutzten PDF-Vorgänge je Kalendermonat	Durchsetzung des gebuchten Kontingents	Art. 6 Abs. 1 lit. b	bis zur Löschung des Kontos
Einlösung eines Gutscheins: Code, Zeitpunkt, Ihre E-Mail-Adresse in vereinheitlichter Form und ein Prüfwert Ihrer IP-Adresse	Durchsetzung der Einlösegrenze, Schutz vor Mehrfacheinlösung	Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f	bis zur Löschung des Kontos

Rechnungen und die darin enthaltenen Angaben unterliegen unserer eigenen gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Sie bleiben deshalb auch dann erhalten, wenn Sie Ihr Konto löschen, dann jedoch ohne die Verknüpfung zu einem lebenden Konto.

Vollständige Zahlungsdaten (Kartennummern, Bankverbindungen) erreichen uns nicht; sie werden unmittelbar vom Zahlungsdienstleister verarbeitet. Wir speichern nur ein Kennzeichen und die Angaben, die Sie in der Übersicht sehen.

3.6 Community und Verzeichnis

Ihr Profil ist standardmäßig nicht durchsuchbar. Sichtbar wird es nur, wenn Sie es freischalten; auffindbar sind Sie sonst allein über Ihre Nimovis-ID, die Sie selbst weitergeben. Welche Felder Sie ausfüllen, entscheiden Sie: Ort, Branche, Tätigkeit, Kurzbeschreibung, Website und Profilbild.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), die Sie jederzeit durch Ändern der Sichtbarkeit oder Löschen der Angaben widerrufen können. Kontaktanfragen und Kontakte verarbeiten wir zur Durchführung dieser Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b). Niemand wird ohne Annahme der Anfrage zu Ihrem Kontakt.

3.7 Support

Schreiben Sie uns über das Support-Formular, verarbeiten wir Ihre Angaben und den Inhalt Ihrer Nachricht, um die Anfrage zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f). Ihre Support-Vorgänge bleiben in Ihrem Konto sichtbar, bis Sie Ihr Konto löschen. Der anonyme Rückmeldeweg übermittelt bewusst keine Kontodaten; er lässt sich uns nicht zuordnen.

3.8 Mitteilungen und E-Mails

Wir unterscheiden drei Arten:

Nachrichten zum Vertrag und zur Sicherheit: Rechnungen, Zahlungshinweise, Anmeldungen von unbekannten Geräten, Hinweise zum Ende eines Pakets. Diese gehören zur Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und lassen sich nicht abbestellen.
Werbliche Mitteilungen: Produkt-Neuigkeiten und Tipps zur Nutzung. Beides senden wir nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a); die Einwilligung gilt für beide Arten zusammen. Sie können sie jederzeit im Hub unter Konto und Mitteilungen abschalten und jeder E-Mail widersprechen, ohne dass Ihnen dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Haben Sie bei uns eine kostenpflichtige Leistung bezogen, können wir Ihre E-Mail-Adresse daneben für Hinweise auf eigene ähnliche Produkte verwenden (Art. 6 Abs. 1 lit. f, § 7 Abs. 3 UWG); auch dem können Sie jederzeit unter denselben Bedingungen widersprechen.
Mitteilungen zu Kontakten: Anfragen anderer Nutzer und Zusammenfassungen zu Ihren Verbindungen. Eine Kontaktanfrage gehört zur Funktion; die Zusammenfassungen können Sie abschalten.

Ihre Einwilligungen und deren Widerruf halten wir in einem Protokoll fest, um die Erteilung nachweisen zu können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

3.9 Minderjährige

Unser Angebot richtet sich nicht an Kinder. Ein Konto darf nur eröffnen, wer das sechzehnte Lebensjahr vollendet hat; entgeltliche Verträge schließen wir nur mit volljährigen Personen. Wir verarbeiten wissentlich keine Daten von Kindern unter sechzehn Jahren. Erfahren wir, dass ein Konto entgegen dieser Regel angelegt wurde, löschen wir es. Sorgeberechtigte können sich dafür jederzeit an kontakt@nimovis.com wenden.

3.10 Meldungen zu Inhalten

Jede Person kann uns einen Inhalt melden, den sie für unzulässig hält, auch ohne Konto bei uns (§ 11a unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Art. 16 der Verordnung (EU) 2022/2065).

Daten	Zweck	Rechtsgrundlage	Dauer
Name und E-Mail-Adresse der meldenden Person, Fundstelle, Begründung, weiterer Schriftwechsel	Prüfung der Meldung, Entscheidung und deren Begründung	Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 16 der Verordnung (EU) 2022/2065, hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f	drei Jahre ab Abschluss der Prüfung

Ergreifen wir eine Maßnahme, erhält der betroffene Kunde die Begründung einschließlich der Tatsachen, auf die sie sich stützt. Meldungen, die sich auf Straftaten des sexuellen Missbrauchs von Kindern beziehen, nehmen wir auch ohne Namen und Adresse entgegen.

4 Cookies und ähnliche Techniken

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies. Ein Einwilligungs- banner ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Wir verwenden keine Analyse-, Werbe- oder Reichweitenmessung und binden keine fremden Inhalte ein; auch Schriften laden wir von unseren eigenen Servern.

Cookie	Zweck	Dauer
`nimovis_session` (ggf. in Teilen)	hält Ihre Anmeldung	12 Stunden
`nimovis_oauth_state`	sichert den Anmeldevorgang gegen Fremdeinwirkung	10 Minuten
`nimovis_signed_out`	merkt eine ausdrückliche Abmeldung, damit die nächste Anmeldung wieder nach Ihren Zugangsdaten fragt	1 Stunde
`nimovis_theme`	Ihre Wahl zwischen heller und dunkler Darstellung	1 Jahr
Sprachwahl im lokalen Speicher des Browsers	merkt die gewählte Sprache der Anwendung	bis Sie den Browserspeicher leeren

`nimovis_theme` gilt für alle Nimovis-Anwendungen auf diesem Gerät und enthält nur die gewählte Darstellung, keine Kennung.

5 Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter, außer an die folgenden Dienstleister, die für uns und nach unserer Weisung tätig sind (Art. 28 DSGVO):

Dienstleister	Leistung	Ort	Stand
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen	Server, Objektspeicher, Sicherungen	Falkenstein und Nürnberg, Deutschland	Vertrag geschlossen
IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur	Versand unserer E-Mails	Deutschland	Vertrag in Vorbereitung
Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin	Abwicklung von Kartenzahlung und SEPA-Lastschrift	Irland	erst ab Aufnahme des Verkaufs

Alle Server, auf denen Ihre Inhalte liegen, stehen in Deutschland. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

An Stripe übermitteln wir erst Daten, wenn wir den Verkauf aufnehmen. Bis dahin findet keine Übermittlung an einen Zahlungsdienstleister statt.

Die jeweils aktuelle Liste steht unter https://nimovis.com/unterauftragsverarbeiter/.

Darüber hinaus geben wir Daten heraus, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

6 Server-Protokolle

Beim Aufruf unserer Anwendungen fallen technische Protokolle an (Zeitpunkt, angefragte Adresse, Statuscode, IP-Adresse, Browserkennung). Wir verarbeiten sie zum Betrieb und zur Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) und löschen sie spätestens nach 14 Tagen.

Zur Abwehr von Überlastung und automatisierten Zugriffen zählen wir außerdem kurzzeitig die Zahl der Anfragen je Absenderadresse. Das betrifft alle drei Dienste: die Anmeldung, die Dokumentenablage und Nimovis PDF.

7 Löschung Ihres Kontos

Löschen Sie Ihr Konto, geschieht Folgendes:

Es beginnt eine Bedenkzeit von 14 Tagen. In dieser Zeit können Sie die Löschung zurücknehmen; Ihr Konto und Ihre Produkte bleiben bis zur Ausführung uneingeschränkt nutzbar.
Danach löschen wir Ihre Inhalte und Ihre personenbezogenen Angaben in allen beteiligten Diensten und lassen uns den Vollzug von jedem Dienst bestätigen. Als gelöscht gilt Ihr Konto erst, wenn alle Bestätigungen vorliegen.
Was wir gesetzlich aufbewahren müssen, insbesondere Rechnungen, bleibt erhalten. Die zugehörigen Kontodaten anonymisieren wir, soweit die Aufbewahrungspflicht das zulässt.

Einen Datenexport stellen wir Ihnen auf Anforderung bereit; er steht sieben Tage zum Abruf bereit und wird danach gelöscht.

8 Erforderlichkeit

Die Pflichtangaben aus Abschnitt 3.1 brauchen wir, um überhaupt ein Konto führen zu können; ohne sie kommt kein Vertrag zustande. Alle weiteren Angaben sind freiwillig, insbesondere die Profilangaben, die Sichtbarkeit im Verzeichnis und die werblichen Mitteilungen. Ihr Fehlen hat keine Nachteile für Sie.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profilbildung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

9 Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.